Digitalização de processos: o que ela pode fazer pelo seu negócio?

Cada vez mais atividades humanas fazem parte do mundo digital — pelo menos as que são possíveis. O mundo todo está conectado, graças ao processo de digitalização.

Há trabalhos que são realizados 100% online, o que tornou o home office viável para muitas empresas. As compras? Elas são feitas por aplicativos e entregues na porta de casa. Contratos são assinados por meio de uma assinatura eletrônica e até mesmo os relacionamentos interpessoais iniciam e se desenvolvem no meio online.

Com o avanço tecnológico visível por todos os lados, resta às empresas se adaptarem às novas possibilidades, se submetendo a um processo de digitalização.

Assim como produtos analógicos que marcaram a história e hoje são relembrados por poucas pessoas, as empresas que não implementam a tecnologia em suas rotinas também podem estar com os seus dias contados. Afinal, a automatização e a digitalização de processos passaram a ser vitais para a sua sobrevivência.

Quer saber como o processo de digitalização pode impactar o futuro da sua empresa? Então continue lendo este post, no qual explicamos o que é digitalização de processos, qual sua diferença em relação a automatização de processos, como implementar e quais são os maiores desafios para isso. Boa leitura!

O que é digitalização de processos?

A digitalização de processos se refere ao envio de documentos físicos ou de todo o patrimônio informacional que uma empresa acumulou ao longo dos anos para a nuvem. Dessa forma, você estará transferindo suas atividades para o meio digital.

Esta ação gera mais dinamismo para os negócios, permitindo que pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos de forma rápida e sempre que necessário, seja por meio de dispositivos autorizados ou de forma remota de qualquer lugar do mundo.

Em outras palavras, é possível dizer que o processo de digitalização permite que, ao invés de ocupar espaço com pilhas e mais pilhas de papéis com informações limitadas, tudo possa ser armazenado na nuvem, de modo prático e organizado.

Os maiores objetivos da digitalização de processos são:

• reduzir desperdícios;
• aumentar os lucros;
• aumentar a produtividade;
• reduzir os erros e retrabalhos.

• Qual a diferença entre digitalização de processos e automação de processos?

  O uso da tecnologia tem se expandido dentro das empresas, permitindo melhorar seu desempenho. Uma vez incluída na rotina das equipes, ela permite aumentar sua produtividade, organização e até mesmo o acesso, reduzindo custos e eliminando processos que não se enquadram em suas estratégias de negócio.

  Neste sentido, a automação de processos é o uso da tecnologia para integrar todos os sistemas e dados de um negócio, visando melhorar sua produtividade e aumentar o controle do negócio sobre o andamento de serviços, solicitações e projetos. O intuito é eliminar as atividades manuais, substituindo-as por processos automatizados.

  É importante ressaltar que executar muitas tarefas manualmente leva tempo e tem um custo alto. Por isso, a automatização de processos é uma prática que está se tornando cada vez mais comum nas grandes empresas.

  Já a digitalização de processos consiste em transferir todas as informações de um negócio para a nuvem, além de evitar o uso de papel para qualquer tipo de atividade. Tudo deve ser online, o que significa mais agilidade e o principal: mais economia para todos os setores do negócio, aumentando o lucro da empresa.

  Como implementar a digitalização de processos?

Para implementar a digitalização de processos e começar a economizar com custos, a empresa precisa de uma solução que se chama Field Service Management, ou, em tradução livre, Sistema de Serviço de Campo.

Com este software, os gestores de grandes, médias e até mesmo pequenas empresas, podem solucionar todos os problemas que afetam negativamente a produtividade do seu negócio, além de identificar em quais estratégias estão os erros e o que precisa melhorar.

Você leva todos os dados que a companhia acumulou para um sistema e pode compilar as informações que vão ajudar a enxergar o que deve ser ajustado. Dessa forma, torna-se possível digitalizar processos como:

• – Monitorar a localização dos técnicos em tempo real;
• – Rastrear as ordens de serviços de campo do dia;
• – Organizar e enviar relatórios para os clientes;
• – Acompanhar atividades e projetos que estão sendo realizados;
• – Sincronizar agendas;
• – Coletar avaliações de clientes.

O mais interessante é que, ao invés de o gestor perder horas organizando uma operação, em poucos cliques passa a ter acesso a todos os dados de que precisa, e ainda pode gerar relatórios mensais, quinzenais ou semanais sobre o desempenho de cada técnico ou projeto.

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